Iktatás

Az iktatás menüpont egy igen összetett, központi feladatot ellátó egység. A belépéskor a lap jobb felső részén megjelennek azok az érvényes könyvek, melyekhez a belépő személynek iktatási vagy ügyintézői joga van. Egy könyvet minden alkalommal választani kell, illetve alapértelmezés szerint az utoljára használt kerül beállításra. Az iktatókönyvek közötti váltás a megfelelő elem kijelölését jelenti a fenti választólistából. Ha valakinek csak egy iktatókönyv-kezelésre van lehetősége, az beállításra kerül, nem kell választani.

A főszámos és az alszámos iktatás csak a főszám megadásában különbözik. A főszám ismeretlen az esetben, ha új ügyet akarunk kezdeni, hisz azt a gép fogja számunkra megadni, amikor a könyvbe a bejegyzést megtesszük. Első lépésben tehát a főszám helyét üresen hagyva, ha megnyomjuk a kereső gombot (), akkor a program megjeleníti azt a számot, mely az adott iktatókönyvben soron következik. Ez nem feltétlenül a tényleges iktatószámunk lesz, ugyanis hálózati működés miatt, ha egyszerre többen iktatnak ugyanabba a könyvbe, akkor természetesen az kapja meg a soron következő számot, aki az adatait legelőször elmenti. Az ugyanis nem megengedett, hogy egy iktatókönyvbe a számfolytonosság megszakadjon. Főszámos iktatás esetében természetesen a számkérés maradhat a mentés előtti utolsó mozzanatként is, ezt a felhasználó saját munkamódszere szerint akkor állítja be, amikor azt helyesnek gondolja.

Amíg ezt nem tesszük meg, addig a Mentés gomb inaktív marad.

Alszámos iktatás esetében a főszámot meg kell adni, célszerűen az elején, mert a program ilyenkor az utolsó alszámon rögzített értékeket.

Alszámos rögzítés esetén még lehetőség van „folyamatos rögzítésre” vagyis egy-egy alszám elmentése után a képernyőn maradnak a rögzített adatok az ügyféladatokat kivéve és úgy viselkedik, mintha egy újabb alszámot kértünk volna a rendszertől.

A menüpontba belépve látható ikonok eltérnek az ügyintézői joggal és az iktató joggal rendelkező felhasználó esetén. Az ügyintéző főszámos iktatást nem kezdeményezhet, ezért nem is látható a Előzmény adatainak átvétele gomb

Ha egy iktatás rögzítését kezdeményeztük, akkor 3 gomb válik inaktívvá, vagyis a rögzítés befejezéséig (rendben/mégsem) nem hívható fel

- iktatás módosítás

- zárás/intézkedés

- ügyiratdarab szerkesztés

A képes ikonok (toolbar) mögötti területen lehet beállításokat megtenni:

- Keresés archívban is: csak annak jelenik meg, akinek van az archív állományhoz – korábbi rendszerből átvett adatokat tartalmazó adatbázis – hozzáférési joga. A jelölő négyzetet bepipálva az Előzménykeresés során a megadott adatokkal keres a korábbi ügyekben is.

- Iratpéldány létrehozása: annak a felhasználónak, akinek van joga az Iratpéldány menüponthoz, megjelenik ez a jelölőnégyzet, amit ha bepipál, akkor az iktatás mentésekor az iratpéldány menüpontba lépve lehet másolatokat létrehozni betekintés vagy ügyintézés céljából.

- Ügyfélelőzmény: ha bepipáljuk, az előzménykeresés során csak az ügyféladatokat veszi figyelembe (tárgyat, kezelési feljegyzést,.. nem).

- A következő választó lista az irat további haladását/helyét határozza meg. A lehetséges értékek:

Átadás listával: a rögzítés után az irat az iktatónál marad mindaddig, amíg az Ügyiratkezelés – Átadás menüpontjában ezt át nem adja az ügyintézőnek. Ezt elsősorban ott használják, ahol Központi iktató van és napjában egyszer kötegelve adják át az ügyintézőknek az aznap leiktatott tételeket, listázási lehetőséggel.

Átadás azonnal: a rögzítés után az irat helye automatikusan az ügyintézőnél lesz, lista nem készül róla.

Helyben marad: az irat a rögzítőjénél marad – függetlenül attól, hogy iktató vagy ügyintéző.

- Előadói ív: bepipálva főszámos iktatáskor előadói ív nyomtatása történik automatikusan

- Alszámok megjelenítése: a képernyő alján az eddigi alszámok láthatók. Ha kikapcsoljuk, akkor nem jeleníti meg ezeket. Erre túl sok alszám esetén lehet szükség vagy lassú internetelérés esetén.

Az iktatás legtöbb esetben egy Előzménykereséssel indul. Az Előirat szöveg mögött található az előzményezés kereső gomb. Az előzménykeresés során ugyanúgy adjuk meg azokat az adatokat, amik rendelkezésünkre állnak, mint bármely más keresésnél. Az alapvető különbség az előzményezés és pl. az általános keresés között az, hogy az előzményezés során kötelező ügyfelet megadni, akire az előzményezés vonatkozik. Ha megmondjuk, hogy pl. XY és a HRSZ. 1234, akkor az előzményezés hatására megjelennek azok az iratok, amikben ez a feltétel szerepel. (Természetesen nem kötelező egy konkrét ügyfelet kiválasztani, lehetséges egy névminta alapján keresni.) Lehetőségünk van onnan egy ügyszám átvételére és előzményként történő megjelenítésére.

Az Előirat szövegnél a Kereső gomb az iktatási lapon kitöltött adatok alapján keresi meg az előzményeket. Egy újabb ablakban megmutatja a találatokat, majd a találatokra egyesével kattintva, annak alszámait tekinthetjük meg. Végül, ha valamelyikről eldöntöttük, hogy valóban előzmény, akkor a sor elején a jellel átvehetjük az iktatásba, ahol az automatikus szerelés meg fog történni.

Ha csak bizonyos könyvben akarunk előzményezni, akkor az első választó mezőbe írjuk be azt az évet, amelyre előzményezni akarunk. Ez az adott évhez tartozó iktatókönyveket feltölti a mögötte található választólistába. Ha nem adunk meg könyvet, akkor az összes olyan könyvben fog keresni, mely a listában szerepel.

Amennyiben ismerjük az előzmény főszámát, akkor azt is beírhatjuk az iktatókönyv mögötti mezőbe. Végül a keresés gombbal kitöltésre kerülnek azok az adatok, melyeket még nem töltöttünk.

Ha előzménykeresés során olyan főszámot választunk ki, mely az aktuálisan használt iktatókönyvben szerepel, akkor egy figyelmeztető üzenet után alszámos iktatást kezdeményez a program.

A „Neml.előzm.” szöveg mögötti terület arra szolgál, hogy ha ismerjük az előzmény számát, de az nem áll rendelkezésre az adatbázisban, akkor közvetlenül beírhassuk a megfelelő helyre. (Más rendszerben rögzítették.) Ilyenkor a későbbiek során azt meg fogja jeleníteni, irattárazáshoz segítséget ad, de mivel nem szerepel a rendszerben, további adat nem áll rendelkezésre.

Amennyiben a rendszerbe korábbi iratkezelő rendszerből migrálásra kerültek adatok és a kezelőnek van ilyen irányú jogosultsága, akkor a képernyőn a toolbar sorban megjelenik a „Keresés az archívban is” felirat, amit bepipálva az előzményezés céljaból megadott adatokkal az élő és az archív állományban is keresni fog a program.

Természetesen figyelni kell arra, hogy az archív adatokban más az ügyintéző megnevezése vagy éppen a tárgykör, tehát ha ezek töltve vannak, nem mindig a kívánt eredményt adja. A migrált adatoknál nem tartunk nyilván iktatókönyveket, tehát ezekben az előzményezés nem történhet konkrét könyv és iktatószám alapján. Lehet keresni, ügyfélre, kiegészítő információra, kezelési feljegyzésre. Az ügyfél adatok töltésénél nem feltételen kell megkeresni a konkrét ügyfelet, elég az ismert adatokat beírni, de ha csak egy település név van kitöltve, azt nem veszi figyelembe a program. Ilyenkor, ha egy település lakói után keresünk, akkor a Név mezőben legalább egy * karaktert meg kel adni.

A feltételeknek megfelelő előzmény ügyeket megjeleníti a program, dőlt betűvel jelezve, ha a talált előzmény az archívban található. Csak olyan elemeket hoz természetesen vissza, amik ténylegesen lehetnek előzmények. A főszám előtti > jelre kattintva lehet az alszámokat megjeleníteni, az alszám előtti > jelre pedig a kiegészítő információkat megtekinteni.

A sor elején lévő pipával lehet kezdeményezni az előzménnyel történő összecsatolást. Ilyenkor, ha az előzmény irattárban volt, akkor annak irattári tételszáma, irattárazásának dátuma és a selejtezhetőség időpontja törlődik a rendszerből mentés után.

Konkrét archív ügyszámra előzményezni nem lehet, ezt csak utólag a Csatolás,szétvágás menüponttal lehet megtenni.

Az irat iktatása során sokféle lehetőség közül választhatunk, melyek kijelölése a képernyőn változásokat idézhet elő: eltűnik egy mező, másik kötelezővé válik. Ezeket rendszerezzük a következőkben.

Bejövő irat esetén látható egy Fellebbezés jelölő négyzet, melyet, ha bepipálunk, akkor megjelennek az abban az ügyben eddig rögzített döntések. Ez esetben ki kell választani egy döntést, amire a fellebbezés vonatkozik. Ha ilyen nincs az ügyben, akkor a jelölés nem kerül eltárolásra. (Ha rosszat jelöltünk meg, akkor az Iktatás módosításban ezen lehet változtatni.)

A bejövő irat rögzítésekor van arra is lehetőség, hogy a tételt azonnal elintézetté tegyük, vagyis a Zárás felirat előtti jelölést bekapcsoljuk. A Zárás felirat csak abban az esetben jelenik meg, ha a felhasználó a Rendszer – Stílus beállítás menüpont alatt a „Bejövő irat azonnali intézés módja:” mezőhöz kiválasztott egy intézési módot, amivel ilyen esetekben a program lezárhatja az iratot, pl.: Intézkedést nem igényel.

Kimenő irat esetén – eltűnik a Fellebbezés jelző – kötelezően töltendő adatként megjelenik az Intézés módja. Ha speciális válaszintézkedésről van szó – határozat vagy jogorvoslat -, akkor az ehhez tartozó további adatokat az alszám mentése után a Válaszintézkedések ablakban rögzíthetjük. (Az hogy valaki jogosult-e határozat/jogorvoslat hozatalra a munkakörök beállításánál szabályozható.) Ilyenkor lehetőség van arra is, hogy Kiadmányozásra feladják az iktatást, vagyis aláírásra kerüljön a kézbesítés előtt.

Az irat rögzítését követően pedig a Határidőzés rögzítését lehet előírni, hogy az elintézett ügy ügyintézési határideje ne teljen.

Megjegyezzük, hogy a képernyő alján a korábbi alszámokra ez menet közben is rögzíthető, illetve bejövő irat esetén nem értelmezhető.

A Helyben keletkező iratok esetén az iránynak aszerint érdemes Bejövő vagy Kimenő irányt választani, hogy van-e további teendő az irattal. Kimenő irat további intézkedést nem igényel. Jelenleg a statisztikai megfontolásokból csak e két mód választható az irat irányának.

Mind bejövő mind pedig kimenő irat esetén lehet kezdeményezni az Ügyiratdarab zárását is. Természetesen ez csak akkor lehetséges, ha az adott ügyiratdarabban nincs olyan irat, melyre még intézkedést kell rögzíteni és nincs élő felfüggesztése.

Rögzítésre kerül a beérkezés / keletkezés dátuma.

A felhasználó az általa gyakran használt iktatási adatokat Sablon formába elmentheti. Ez úgy történik, hogy a képernyőn beállítja azokat az adatokat, amiket gyakran használ, a Sablonnak ad egy nevet és a mentés gombbal eltárolja. Később, ha valamelyiket használni akarja, akkor a választó listából kikeresi azt a nevet, amelyhez tartozó adatokat be szeretné tölteni. A névválasztás után a képernyőn megjelennek az adatok. Egy sablon, melyre nincs szükség a továbbiakban, a törlő gombbal eltávolítható. (Ezek az adatok a felhasználóhoz kapcsolódóan adatbázisban kerülnek tárolásra.)

Az iktatókönyvben a számképzés módjánál megadhattuk, hogy szerepeljen-e benne a szervezeti egység azonosítója. Ha szerepel, akkor a Szervezeti egység mező töltése kötelező, ha nem szerepel, akkor megadható. A választható szervezeti egységekben azok jelennek meg, amelyekhez az adott iktatókönyvet a Szervezeti felépítés menüponton keresztül hozzárendeltük. A szervezeti egységet csak a főszám keletkezésekor lehet megadni. (Ha egy ügy később más szervezeti egységre kerül át, akkor az Ügyiratdarab szerkesztésben van lehetőség ennek jelzésére, átadásra, de a számképzést ez nem befolyásolja.)

Az iktatókönyvhöz hozzárendelünk ügyköröket, az ügykörökhöz tárgyakat. Ha egy iktatókönyvhöz több ügykört rendeltünk, akkor első lépésként ki kell választani azt az ügykört, amire az adott irat vonatkozik, és ennek megfelelően kerülnek az irattári tételszámok és a tárgyak feltöltésre. Ilyenkor lehet szűrni tovább egy adott irattári tételszámhoz tartozó Tárgykörök között, de ez nem kötelező. Ha tudjuk a Tárgykört, akkor a program annak kiválasztása után automatikusan kitölti az irattári tételszámot.

Az ügykörök irattári tételeket fognak össze, ezért az irattári tételszámok alapján is lehetséges az iktatást vezérelni. Ez esetben nem kell ügykört választani, hanem elég az irattári tételszámból mintát megadni (pl. az irattári tételszám kezdő betűjét) és az ahhoz tartozó tételek kerülnek feltöltésre.

Mindkét lehetőség esetén a Tárgyakat az irattári tételszám fogja össze, tehát egyértelműen meghatározásra kerül, hogy mely tárgyak közül tudunk az iktatáskor választani és egyúttal az is garantált, hogy az ügyirat irattári tételhez kerül besorolásra.

Egy tárgy kiválasztása után az ahhoz rendelt altárgyak is feltöltésre kerülnek, ha léteznek a rendszerben. A tárgy vagy altárgyhoz rendelt ügyintézési napok száma is láthatóvá válik, módosítható, ha a szignálási utasítás ezt előírja. A beírt napok száma határozza meg, hogy az ügyintézési határidő mikor jár le (beérkezés dátuma + ügyintézési napok száma). Meg kell azonban jegyeznünk, hogy az egyes iratoknak nincs önálló ügyintézési idejük, ezzel csak az Ügyiratdarabok rendelkeznek. Az egy Ügyiratdarabba foglalt iktatások – iratok – a legkorábbi keletkezésű irat beérkezési/küldési dátumával indul, a hozzárendelt ügyintézési napok alatt kell elintézni levonva a felfüggesztésben töltött napok számát.

Az ügyiratdarab keletkezésekor az adott irathoz felvett ügyintézési napokkal rögzítjük az ügyirat ügyintézési határidejét. Kimenő levelek esetében, mivel azok azonnal elintézetté válnak, ez értelemszerűen 0 lehet, vagyis azonnal elintézett. Ha az ügyintézési napok számát üresen hagyjuk, akkor az ügy határidő nélküli lesz. Ezt bizonyos témakörök esetén (pl. beruházás, peres ügyek) lehetséges külön vezetői engedély alapján használni. A Tárgyszótár megadásakor azonban ezeknek is kell értéket adni (999), hogy követhető legyen: valóban „végtelenített” határidőre módosították az adott ügy elintézési határidejét.

Ha a Cégkarbantartásban beállították, hogy az ügyiratdarabon belül nem módosítható az ügyintézési napok, akkor a rögzítéskor ezek az értékek nem látszódnak, s az alszám határidő nélküli lesz. Természetesen ettől az Ügyiratdarab határideje a legkorábbi dátumnál megadott érték szerint kerül számolásra.

Az ügy fázisait összefoghatjuk egy-egy ügyiratdarabba. Új főszám keletkezésekor - ha annak nincs előzménye - mindig keletkezik egy új ügyiratdarab, melynek a nevét az „Ügyirat tárgya” rovatban adhatjuk meg vagy begépelve, vagy a „Rendszer-Stílus beállításban” beállított szabály szerint képezhetjük a név mögött található pipa megnyomásával. Ha új ügyiratdarabot akarunk nyitni a főszámban – mert pl. az ügy egy másik fázisához tartozik a következő alszám -, akkor az Ügyirat tárgya mögött található gomb megnyomásával tudunk újat begépelni vagy a program által újat képeztetni. Ha ezt mégsem akarjuk megtenni, akkor a - Régi ügyiratdarab használata gombbal tudunk az eredeti állapotra visszatérni és a meglévő ügyiratdarab nevekből választani. A név megjelenésekor az elején egy N vagy M betű található, mely arra utal, hogy annak az ügyiratdarabnak az ügyintézési idejét naptári napban vagy munkanapban kell-e nyilvántartani, míg a végén zárójelben megjelenik egy dátum, ha annak az ügyiratdarabnak a zárása megtörtént. Alszám rögzítésekor a meglévő ügyiratdarab megnevezések egy választó listában látszódnak, beállítva, hogy az utoljára létrehozott ügyiratdarabba kerüljön az új irat.

Amennyiben a szignálás megtörténik az iktatás rögzítése előtt – vagy vezetői utasításra, vagy szignálási jegyzék alapján -, akkor lehetőségünk van az ügyintéző, előadó személyének kiválasztására. Ha ez nem történik meg, akkor később a szignálási folyamatban még pótolhatjuk ezt.

Az ügyintéző mellett rögzíthető a szervezeti egység és a felelős személye. Ez utóbbi nem választólistából kerül feltöltésre, hanem szövegesen gépelhető. A szervezeti egység csak akkor kötelező mező, ha a számképzésben szerepel a szervezeti azonosító. Nem kötelező mező a felelősé és amennyiben nem töltik ki, akkor a program automatikusan az ügyintézőt jelöli meg felelősként.

A hivatkozási szám (idegen szám) tartalmazhatja a megkereső intézmény vagy személy által használt iktatószámot.

A következő fontos egység az ügyfél adatainak megadása. Az ügyfél adatok közül a név és a település megadása kötelező. A névből a „titulusokat” külön lehet rögzíteni, mely azt az örökös problémát oldja meg, hogy ezt a neve elé vagy mögé írjuk, amikor keresünk, akkor vajon ki hova rögzítette pl. a „dr.” megnevezést. Az értékek az Ügyfél modul (KUF) Kódtörzsben rögzített értékeiből választhatók.

A keresési folyamatban a kis- és nagybetűk között nem teszünk különbséget. A rögzítési hibák elkerülésére a szó kezdő betűket nagybetűre konvertáljuk, amennyiben természetes személyről van szó az adat tárolásakor, és az egynél több szóköz is szűrésre kerül. Jogi személy esetén a begépelt írásmódot meghagyjuk.

A névhez kapcsolódóan esetleges egyéb statisztikai célokra rögzíthetjük, hogy természetesen személy esetén milyen nemű (férfi vagy nő), illetve a jogi személy státuszt. Természetesen ezek a keresési feltételeknél nem játszanak a későbbiekben szerepet. A keresés során a név egy részletének megadása is lehetséges – nem kötelező végigírni – ilyenkor a hiányzó részt a * vagy % jellel helyettesítsük.

A cím megadása 4 részből tevődik össze: irányítószám, település név, közterület megnevezése és a házszám. Mindegyik mezőbe tetszőlegesen lehet gépelni, de léteznek azok a segédeszközök, melyek lehetővé teszik és támogatják az egységes elnevezéseket, az ügyfél megtalálásának lehetőségét.

Alapértelmezés szerint a Hivatalhoz rendelt – rendszergazda által állítható – település név jelenik meg, a hozzá tartozó irányítószámmal együtt. A település nevek és a hozzá tartozó irányítószámok külön menüpont (lásd 3.11 Település karbantartás) keretében módosíthatók, újak vehetők fel, itt csak a választási lehetőség áll fenn. Attól függően, hogy milyen „jó” internetes kapcsolat áll rendelkezésre, szabályozni lehet, hogy csak a saját település név, a megye összes települése vagy az összes rögzített település szerepeljen a Település választó listában. Ha a begépelés elkezdése után nem ajánlja fel a program a nevek közül, amit akarunk, akkor a kezdőbetűk megadása után kattintsunk a nevet követő „lenyílra”, és válasszuk ki a megfelelőt. Ekkor már megjelennek a mintának megfelelő települések. Gépelve vagy a feltöltött listából választva folytathatjuk a rögzítést. Pl. beírjuk az F betűt, majd az „a” betűt beírva megjelenik, hogy „Fadd”. A választás történhet az irányítószám megadásával is. Ilyenkor az irányítószámot követő „frissítés” kattintva jeleníti meg az ahhoz a számhoz tartozó településnevet. Ha ilyen több található, akkor természetesen ki kell választani a megfelelőt. A program ez esetben automatikusan az elsőt felajánlja. Ha megadjuk az irányítószámot és a település nevet is, akkor a program a mentéskor ezt figyelembe veszi, hacsak nem állítjuk be a Cég paraméterekben ennek kikapcsolását. Ha az általunk megadott irányítószám nem a településhez tartozik vagy az adott településnek több irányítószáma van, és ez még nem szerepel közte, akkor azt felülírhatjuk.

A településhez lehet közterület neveket rögzíteni (KUF modulban), melyeket szintén a választólistából jelölhetünk ki. Ha megadunk néhány betűt – a kezdetét – az utca megnevezéséből és utána nyomjuk meg a választólista jelét, akkor a lista rááll az első ennek megfelelő névre. A közterület nevek megadásában nem csak a rögzített – eltárolt – neveket lehet megadni, hanem tetszőlegesen újakat is be lehet gépelni. Természetesen ezek az újak ily módon nem kerülnek a Törzsadatokhoz, csak az ügyfél címébe kerül tárolásra.

Az ügyfélblokk utolsó elemeként szerepel az Azonosítók típusú mező, mellyel az ügyfélhez egyedi azonosítókat tudunk úgy rendelni, hogy magunk határozhatjuk meg, milyen típus legyen az. A leggyakrabban használt típus az adóazonosító, esetleg szociális ügyekben a TAJ szám, de az Ügyfél modul Törzsadatok karbantartása menüpontban az arra illetékes személy tetszőleges, a Hivatal igényei szerinti elnevezéseket vehet fel, amelyből azután az iktatás során az ügyfél rögzítésekor lehet választani. Természetesen a mezők tartalmára ellenőrzés nem történik, tehát adószámként akár szöveget is meg lehet adni, csak az értéket korlátozzuk 20 karakterben.

Ha regisztrált ügyfélről van szó – elektronikus ügyintézés kapcsán, a portálon keresztül létrehozott bejelentkezés -, akkor az adott ügyfél adatai dőlt betűvel jelennek meg, hogy felhívja a rögzítő figyelmét erre a tényre. Ilyen esetekben a felhasználó nem tudja az ügyfél adatait módosítani, azt csak maga az ügyfél teheti meg a megfelelő ügyfélkapus bejelentkezésen keresztül az elektronikus ügyintézés során. Az „ügyfél oldalon” kikapcsolható a természetes azonosítók sora (születési dátum, anyja neve, születési neve). A cég adatainak meghatározásakor lehet beállítani, hogy a partnerek körében ezek az adatok előfordulnak, lényegesek vagy nincs rá szükség. Kikapcsolt állapotban nem jelennek meg üresen sem a mezők.

Jogosultsághoz kötött, hogy ügyfelet ki vehet fel és ki módosíthat, hogy kiküszöböljük a sok azonos nevű ügyfél ellenőrzés nélküli felvételének lehetőségét. Tehát ha valaki azt látja, hogy az ügyfél felvétel és módosítás gomb „halvány”, akkor azt jelenti, hogy ezt a jogot nem kapta meg. Ez esetben, ha a keresés eredménye valóban azt mondja, hogy az ügyfél nem található, akkor meg kell kérni az illetékest az adott ügyfél felvételére vagy módosítására. Hasonlóan beállítható paraméter, hogy figyelmeztessen arra, ha a megadott adatokkal már van rögzítve ügyfél illetve egyedivé tehető pl. az adószámon keresztül egy ügyfél: ugyanazzal az adószámot nem engedi meg kétszer rögzíteni a program.

Az ügyfélblokkon szereplő karbantartó billentyűk a szokásosak: keresés, adatok törlése, új felvétel, módosítás, mentés, mégsem. Szerepel ezek mellett a „házikó”, mely az ügyfél érvényes címeit jeleníti meg. A főcím előtt található egy kijelölés, melyet másik címre átjelölhetünk, de egyszerre mindig csak egy cím lehet a főcím. A megjelenő címekből a sor eleji pipával lehet kiválasztani, hogy az aktuális iktatás melyik címmel történjen. A sorvégi „x”-el pedig érvényteleníthetünk egy címet, ami attól kezdve nem használható. Természetesen az ügyfél korábbi ügyeire lehet azzal a címmel is keresni.

Ha több ügyfelet kell az adott alszámhoz rögzítenünk, akkor gombbal „vihetjük” át az ügyfelek listájába a kiválasztottat – szükség esetén az átemelés előtt a megjegyzés mezőt töltve adhatunk az ügyfélhez további információt -, majd a újabb keresési feltétellel kiválaszthatjuk a következő ügyfelet. A gombbal hozhatjuk vissza – törölhetjük a listából – a tévesen becsatolt ügyfelet. Az elsőként áttett ügyfelet jelöli ki a program főügyfélként. Kitüntetett szerepe abban rejlik, hogy ha egysorosan jelenítünk meg egy iratot – általában a találati listákon – akkor csak a fő ügyfél jelenik meg. Az összes ügyfelet csak az Egy ügyirat adatai alatt tudjuk megtekinteni, ahol minden részletező információ megtalálható. Természetesen a keresés során mindegy, hogy az adott ügyfél az adott ügyön fő vagy többes ügyfélként szerepel, minden esetben megtaláljuk.

Fontos, hogy ha egynél több ügyfelet szeretnénk az alszámhoz hozzárendelni, akkor mindegyik ügyfelet – az utolsót is! – a gombbal a táblázathoz hozzá kell adni, mert különben csak keresési feltételnek tekinti a program. Több ügyfél esetén kimenő iratoknál lehetséges az Expediálás módját egyesével beállítani, illetve ha üresen hagyjuk, akkor az iktatási küldési módot választja a program minden többes ügyfélre.

Az ügyfél keresés eredményeként kapott Találatok fülön lévő ügyfeleket egyetlen gombnyomással is átvehetjük a többes ügyfeleket tartalmazó listába (), majd egyesével törölhetjük azokat (), akikre nincs szükség a listában vagy a törlő gombbal () a teljes listát megszüntethetjük.

Az iktatás során, ha megtörtént az iktatószám kérés – akár főszám akár alszám -, akkor a képernyő bal alsó részében a Tallózás (Browse) gomb mellett megjelenik a szkennelés () ikonja. Erre kattintva a számítógéphez csatlakoztatott szkennerrel lehet az iktatáshoz a dokumentumot digitalizálni és automatikusan csatolni. (A szkenner telepítésére illetve kezelésére külön tájékoztató ad útmutatást. Ez a funkció opcionális, kezeléséhez külön a kliens oldalra kell telepíteni a kezelő modult. Megjegyezzük, hogy a szkennelés ez esetben csak a munkavégzés gyorsítására irányul, a becsatolt adatok az egyszerűbb kezelést segítik elő, de nem hiteles másolat létrehozásáról van szó.)

Elektronikusan beérkezett iratok – portál és email – esetén, a beérkezés módján is látszik, hogy elektronikus. Az iktatás rögzítésekor – a megfelelő ügyintézői kezelési utasítás szerint – a küldési módtól függ, hogy ez elektronikus marad vagy áttér a papír alapra és ettől Vegyes ügyirat lesz. Amennyiben beírjuk az ügyfél ismert email címét, akkor az ügyfél azon keresztül kaphat értesítést, a küldési módnál az email címét választva. Ez bizonyos esetekben megengedett (pl. hiánypótlással kapcsolatos értesítések, de ehhez központilag be kell állítani az email küldés paramétereit).

Az iktatás irányát minden esetben meg kell jelölnünk (bejövő vagy kimenő). Alapértelmezése a bejövő. Kimenő iratok esetében van lehetőség arra, hogy bejelöljük, hogy szükséges-e az iratot kiadmányozni. (Igen esetében a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy Kiadmányozási listájában jelenik meg az irat, melyet elektronikusan is aláírhat.)

A dátum mezők megadását minden esetben egy kis naptár segíti, melyen lapozhatunk előre-hátra, majd a kiválasztott napra kattintva beírásra kerül a dátum. Nem kötelező a naptár segítségével történő választás, lehetőségünk van közvetlenül a dátum megadására is, az óra pedig az időpontok megadását segíti.

Új alszám létrehozásakor a program az előző alszámon talált főügyfelet automatikusan behozza. Ha azon az alszámon voltak további ügyfelek is, akkor az Ügyfélhez tartozó megjegyzés mellett megjelenik egy ikon () aminek megnyomásával átvehetjük a rögzített ügyfeleket. Természetesen, ha ezek közül valamelyikre nincs szükségünk, akkor onnan törölhetjük.

Minden egyes alszámhoz egyéb speciális – az ügyiratkezelésért felelős személy által meghatározott – információ típusokat rögzíthetünk. A kiegészítő információk köre a Törzskarbantartásban található, tetszőlegesen bővíthető. Olyan mezőket célszerű felvenni, mely egy-egy ügykörhöz kapcsolódóan rendszeresen visszatérnek és az ügyintézők, előadók által gyakran keresett mezők, többnyire az ügyhöz egyértelmű azonosítást biztosítanak. Ilyen pl. az Építési ügyek esetében a helyrajzi szám esetleg a település nevével kiegészítve. Ezzel elkerülhető az a nem egyértelmű rögzítési technika, melyet alkalmaznak a szabad szöveges mezők esetében: attól függően, hogy éppen ki rögzíti, a rövidítések után tesznek-e pontot vagy nem, hagynak-e egy szóközt, vagy egybeírják esetleg mindkettőt. ezekhez választható értékeket is beállíthatunk a Kód kapcsolatok menüpontban.

Egy-egy ügyirathoz akár ugyanazon típusból is tehetünk többet, vagy különböző típusokat is „ragaszthatunk”.

A jellel tudunk egy-egy új elemet létrehozni, a típus kiválasztása után a megfelelő értéket beírni.

A kiegészítő információk szerkezetéhez hasonlóan lehetőségünk van kapcsolatos iratok rögzítésére is. Ezeknek az iratoknak a rendszerben létezniük kell. Először egy évet és a hozzá tartozó iktatókönyvet kell kiválasztani, majd megjelölni azt az iktatószámot, mely kapcsolatos az aktuális ügyeinkkel. Ez nem jelenti a kiválasztott iratok egy dossziéba történő szerelését, csak figyelmeztető adat. A későbbiek során a felülvizsgálati eljárásban a selejtezésre kijelölt iratok esetében ezekről a kapcsolatos iratokról jegyzőkönyv készül, mely alapján a felülvizsgáló személy fog arról dönteni, hogy az irat megsemmisíthető-e, és ezzel a kapcsolat megszüntetésre kerül vagy sem (lásd. Selejtezés, levéltárba adás menüpont). Amennyiben nem tudjuk az iktatószámot megjelölni, akkor a Kereső gomb az Előzményezés szerinti feltételek szerint megmutatja a kapcsolódó ügyek számát. A kapcsolódó iratokat az egész ügyhöz kapcsoljuk, tehát mindegy, hogy melyik alszámnál rögzítettük az adott számot.

A Rendszer – Stílus beállításban megadható, hogy alapértelmezettként melyik fül legyen aktív az iktatásba való belépéskor.

A kiegészítő információk mellett lehetőségünk van minden egyes alszámhoz tetszés szerinti dokumentumokat csatolni. A kiválasztás feltétele, hogy egy Intézőszerű eszköz segítségével megkeressük azt a tárolt fájlt, melyet csatolni szeretnénk, majd a kiválasztás után tegyük az eddig felsorolt dokumentumok mellé az Iktatás képernyőjén. Ilyenkor az aktuális sorba kimásolásra kerül a fájl teljes elérési útvonala, és az alszám mentésekor bekerül az adatbázisba. Ezek után már mindegy, hogy milyen változtatást végeznek azon a fájlon, hogy kitörlik-e az adott könyvtárból, az a dokumentum az alszámhoz kapcsolva adatbázisban tárolódik. Egy dokumentum kapcsolása után gombbal tudunk egy újabb dokumentum csatolásához szükséges „helyzetet” teremteni.

A csatolható dokumentumok mennyisége nem korlátozott, de nyilván csak olyan típust érdemes az irathoz kapcsolni, melyhez rendelkezünk a későbbiek során történő megtekintést támogató alkalmazással.

Az ablak felső részén – a képes parancsok mellett – található az „Előzményezés csak ügyfélre” jelölő négyzet. Ha ezt bekattintjuk, akkor elérhető, hogy a program csak az ügyfél adatokat vegye figyelembe az előzménykeresésnél, az ügykör, tárgyat, kezelési feljegyzést... ne.

Az előzményezés lehetséges un. Átiktatási formában is. Ha ismert az előzmény száma (iktatókönyv, főszám), akkor az Előzménykeresés gomb hatására történik a fent leírtak szerint az ügyek összecsatolása, alszámon való folytatása. Ha a képernyő tetején a toolbar soron lévő gombok közül a gombot megnyomjuk, akkor a megadott szám utolsó alszámáról átveszi azokat az adatokat, melyek a képernyőn még nincs kitöltve és még érvényes. Vagyis ha megadtunk egy másik ügyfelet már, de a többi adatot át szeretnénk venni, akkor az ügyfél kiválasztása után nyomjuk meg az Átiktatás gombot, egyébként töröljük ki a képernyőről azokat a mezőket, melyeket biztosan át akarunk örökíteni. Stílus beállítási paramétertől függően beállítható, hogy ne az utolsó, hanem az első alszámról vegyük át ezeket az adatokat. Persze, ha az átveendő ügyintéző pl. már nem dolgozik ott, akkor ez az érték üresen marad.

Az ügyek rögzítése során lehetőség van arra, hogy bejelöljük, az általunk rögzítésre kerülő alszám egyúttal a korábbi alszámok közül melyikkel áll kapcsolatban. Ez úgy értendő, ha egy új alszámot rögzítünk, akkor megadható, hogy ez melyik korábbi alszámot intézi el. Ilyenkor a képernyő alján az Alszámok fülön a sor előtt egy négyzet jelenik meg, azt lehet kiválasztani. Nem jelenik meg a négyzet, ha az alszám már elintézett vagy nincs ügyintéző kijelölve. Kimenő iratok esetén az Intézés módja kötelező, ha az speciális (határozat, jogorvoslat), akkor az alszám tárolását követően megjelenik a Zárás/Intézkedés menüpont, az ismert adatok kitöltésével. A képernyőn piros keretben pedig a további statisztikai adatok megadása lehetséges.

Az iktatás alatt lehetséges, hogy egy korábbi alszámot Határidőbe tegyünk, Határidőből kivegyünk, az ügyiratdarab felfüggesztését megszüntessük, amennyiben ott található. (Ez a kép alján felsorolásra kerülő alszámokat megjelenítő sor végén a vagy gomb megnyomásával történik.) A határidőbe tétel – illetve ezen keresztül az Ügyiratdarab felfüggesztés - esetén az adatok rögzítése után, azt elmentve a Határidőbe tétel menüpontból ki kell lépni, majd a program visszatér az Iktatás rögzítésének képernyőjére, míg határidőből/felfüggesztésből kivétel esetén a képernyőn változás nem látható. A gombokon az egérrel kicsit időzve, megjelenik a lejárat dátuma. A határidőbe tétel esetén az ügyintézési határidő nem kerül automatikusan felfüggesztésre, csak ha azt a megfelelő ügyiratdarabra is bejegyezzük, melyet alapértelmezettként felajánl a program, ha még nem történt meg. Ha a felfüggesztés folyamatban van, akkor lehetséges azt törölni és újabbat beállítani. A felfüggesztés tényre az indító alszám mögötti gomb utal, melyen az egérrel egy kicsit időzve, megjelenik a felfüggesztés jelzett vége. (Részletesen lsd. Határidőbe tétel – Határidőből kivétel illetve az Ügyiratdarab szerkesztése.)

Minden rögzített iktatási tétel naplózásra kerül. A naplózás részletezése az Egy ügyirat adatai alatt nézhető meg.

A Kilépés gombot követő iktatásra váró tételek alatt találhatjuk meg az érkeztetésből iktatásra feladott. Ha nincs ilyen elem, akkor a gombot sem lehet megnyomni.

A megjelenő képernyőn alapértelmezésben az érkeztetésből iktatásra váró tételek jelennek meg.

Itt egy-egy sort kiválasztva – rákattintással kijelöljük – megjelennek a rendelkezésre álló adatok.

Ezután lehetséges iktatni () Téves iktatás feladás címén a postabontóba visszaküldeni () vagy szintén téves feladás miatt az érkeztetésbe visszatenni és ott rögtön Nem kell iktatni állapotúvá () tenni. Ha iktatásra vesszük át a tételt, akkor a rögzített adatok természetesen átvételre kerülnek az iktatás képernyőjére. Itt a kezelő még mindig dönthet arról, hogy főszámos vagy alszámos iktatást kezdeményezzen, tud előzményezni, ha ez eddig nem történt meg. Alszámos iktatás esetén arra figyelni kell, hogy ha az érkeztetésben beküldőként meghatározott ügyfelet szeretnénk „megtartani”, akkor azt ügyfélként meg kell keresnünk, esetleg felvennünk, mert az alszámos iktatás tulajdonságából adódóan a nem konkrét azonosítóval rendelkező ügyfelet felülírja az utolsó alszámon található ügyfél nevével. Vagyis ha az utolsó alszámon Szabó Béla ügyfél szerepelt és a következő érkeztetés beküldője Kovács János, az előzményezésből kiderítve alszámos iktatást kell alkalmaznunk, akkor az alszám kérése előtt Kovács János ügyfelet meg kell keresni vagy újként felvenni. Egyébként az új alszámnak is Szabó Béla lesz az ügyfele.

A postabontóba történő visszaküldés esetén az eredeti feladónál újból megjelenik az elem, s dönthet róla.

Lehetőség van arra is, hogy ügyintézők iktassanak alszámokat. Ha az Ügyiratkezelés/Iktatás menüpontot az ügyintézőhöz hozzárendelik, akkor abban a könyvben, melyben ő ügyintézési joggal szerepel, iktathat. Természetesen ezeket csak korlátokkal teheti meg: csak alszámot iktathat és csak olyan ügyben, melynek ő legalább egy alszámban az ügyintézője vagy az ügyiratdarabot megkapta ügyintézésre.